Hoa hồng là một trong những chủ đề dễ gây mất lòng nhất ở phòng khám tư. Bác sĩ thấy mình chỉ định nhiều nhưng nhận ít, kế toán mất cả tuần cuối tháng để tổng hợp từ sổ, chủ phòng khám không chắc con số có đúng không. Nguyên nhân thường không phải do chính sách, mà do quy tắc tính không rõ và dữ liệu nằm rải rác. Bài viết gợi ý cách xây quy tắc hoa hồng minh bạch và tự động hóa việc tính.
- Tách hoa hồng theo vai trò trong từng giao dịch: khám, chỉ định, thực hiện, kê đơn, bán gói.
- Quy định rõ cách tính (phần trăm hay số tiền cố định) và thứ tự ưu tiên khi một dịch vụ khớp nhiều quy tắc.
- Tính từ dữ liệu phiếu thật, chốt theo kỳ, cho phép điều chỉnh có ghi chú.
Vì sao hoa hồng hay bị tranh cãi?
- Một dịch vụ, nhiều người tham gia: bác sĩ A chỉ định siêu âm, bác sĩ B thực hiện. Ai được bao nhiêu?
- Quy tắc chỉ nằm trong đầu chủ phòng khám, mỗi tháng áp dụng một kiểu.
- Phiếu bị hủy, khách trả lại nhưng hoa hồng đã tính.
- Tổng hợp thủ công từ sổ khám, sổ thu, dễ sót hoặc trùng.
Xây quy tắc hoa hồng theo 4 bước
Bước 1. Liệt kê vai trò
Một phòng khám đa khoa thường có các vai trò: bác sĩ khám, bác sĩ chỉ định cận lâm sàng, kỹ thuật viên thực hiện, bác sĩ kê đơn. Phòng khám có liệu trình thêm người thực hiện, người hỗ trợ và người tư vấn bán gói.
Bước 2. Chọn cách tính cho từng vai trò
Theo phần trăm doanh thu (phù hợp dịch vụ giá khác nhau) hoặc số tiền cố định trên mỗi lần thực hiện (phù hợp thủ thuật giá ổn định).
Bước 3. Đặt mức theo nhóm, ngoại lệ theo dịch vụ
Đặt mức chung cho cả loại (ví dụ mọi xét nghiệm), mức riêng cho nhóm (xét nghiệm sinh hóa) và mức riêng cho vài dịch vụ đặc biệt. Khi tính, mức của dịch vụ cụ thể được ưu tiên, sau đó đến nhóm, cuối cùng là loại.
Bước 4. Chốt theo kỳ
Mỗi kỳ (tuần, nửa tháng hoặc tháng), lập phiếu hoa hồng cho từng người từ dữ liệu phiếu đã hoàn thành trong kỳ. Điều chỉnh tay phải có ghi chú để bác sĩ đối chiếu được.
Ví dụ minh họa
| Giao dịch | Vai trò | Quy tắc |
|---|---|---|
| Khám nội tổng quát | Bác sĩ khám | 10% tiền khám |
| Siêu âm bụng | Bác sĩ chỉ định | 5% giá dịch vụ |
| Siêu âm bụng | Người thực hiện | 30.000 đ/lần |
| Gói liệu trình 10 buổi | Người tư vấn bán gói | 3% giá gói |
Các con số chỉ để minh họa cách cấu hình, không phải mức khuyến nghị.
Hoa hồng trên ezMed
- 7 vai trò: khám, chỉ định cận lâm sàng, thực hiện cận lâm sàng, kê đơn, thực hiện liệu trình, hỗ trợ liệu trình, bán gói.
- Quy tắc theo chi nhánh, áp cho một bác sĩ hoặc tất cả bác sĩ, bật tắt từng vai trò.
- Phần trăm hoặc số tiền cố định, xét theo sản phẩm, rồi nhóm, rồi loại.
- Phiếu hoa hồng theo kỳ cho từng người, server tự tính lại từ dữ liệu phiếu, sửa được từng dòng.
- Báo cáo hoa hồng tổng hợp, theo sản phẩm và chi tiết; báo cáo hiệu suất bác sĩ.
Hướng dẫn: Thiết lập quy tắc và lập phiếu hoa hồng, Báo cáo hoa hồng nhân viên, Báo cáo hiệu suất bác sĩ.
Cấu hình thử quy tắc hoa hồng của phòng khám và xem phiếu tính ra: dùng thử ezMed miễn phí 14 ngày.