Nhiều chủ phòng khám biết sổ sách và file Excel đã quá tải, nhưng vẫn ngại chuyển sang phần mềm. Lý do thường là sợ phải dừng khám vài ngày, sợ mất dữ liệu cũ và sợ nhân viên không quen. Thực tế, nếu chuẩn bị đúng thứ tự, phòng khám có thể chuyển trong một tuần mà vẫn khám bình thường. Bài viết chia sẻ lộ trình 5 bước đã áp dụng ở các phòng khám nhỏ và vừa.
- Chuyển danh mục trước, giao dịch sau. Không cần nhập lại lịch sử khám nhiều năm.
- Chốt tồn kho bằng một lần kiểm kê vào ngày chuyển đổi.
- Chạy song song sổ cũ và phần mềm 3–5 ngày, rồi dừng hẳn sổ cũ.
Dấu hiệu phòng khám đã cần phần mềm
- Cuối ngày đối chiếu tiền mất hơn 30 phút và vẫn lệch.
- Không biết chính xác thuốc nào sắp hết hạn, thuốc nào dưới mức tồn tối thiểu.
- Bệnh nhân tái khám phải lục sổ cũ hoặc hỏi lại đơn lần trước.
- Phải nhập đơn thuốc lên Hệ thống Đơn thuốc quốc gia bằng tay sau khi khám.
- Chủ phòng khám không xem được doanh thu khi không có mặt.
Lộ trình chuyển đổi 5 bước
Bước 1. Dọn danh mục trong Excel
Gom danh mục thuốc, vật tư, dịch vụ khám và xét nghiệm về một file. Mỗi dòng cần mã, tên, đơn vị tính, giá bán; với thuốc thêm hoạt chất, hàm lượng. Xóa dòng trùng tên, thống nhất đơn vị (viên, vỉ, hộp). Đây là việc tốn công nhất nhưng làm một lần dùng lâu dài.
Bước 2. Nhập danh mục vào phần mềm
Dùng chức năng nhập Excel thay vì gõ tay. Thứ tự hợp lý: sản phẩm và dịch vụ, nhà cung cấp, rồi danh sách bệnh nhân (họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ).
Bước 3. Thiết lập phòng khám
Khai báo phòng khám, bác sĩ, nhân viên và phân quyền. Chọn biểu mẫu khám theo chuyên khoa, mẫu in đơn thuốc, phiếu thu. Bật liên thông đơn thuốc nếu đã có mã liên thông.
Bước 4. Chốt tồn kho đầu kỳ
Chọn một buổi ít khách (thường tối chủ nhật), kiểm kê toàn bộ thuốc theo lô và hạn dùng, rồi nhập vào phần mềm bằng phiếu kiểm kho hoặc phiếu nhập từ file Excel. Từ thời điểm này, mọi xuất nhập đều đi qua phần mềm.
Bước 5. Chạy song song rồi dừng sổ cũ
Trong 3–5 ngày đầu, lễ tân và thu ngân vẫn ghi sổ cũ để đối chiếu. Khi số liệu cuối ngày khớp, dừng hẳn sổ cũ. Kéo dài giai đoạn song song quá lâu sẽ khiến nhân viên làm hai lần và ngại dùng phần mềm.
Những sai lầm nên tránh
| Sai lầm | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Cố nhập lại toàn bộ lịch sử khám cũ | Mất nhiều tuần, dễ bỏ cuộc | Chỉ nhập danh sách bệnh nhân; bệnh án mới bắt đầu từ ngày chuyển |
| Nhập tồn kho không theo lô | Không cảnh báo được hạn dùng, liên thông kho bị từ chối | Kiểm kê theo lô, hạn dùng ngay từ đầu |
| Cho mọi người quyền quản trị | Dữ liệu bị sửa không rõ ai sửa | Phân quyền theo vai trò ngay khi tạo tài khoản |
| Đào tạo một lần cho cả phòng khám | Mỗi người chỉ nhớ phần không phải việc mình | Hướng dẫn riêng theo vai trò: lễ tân, bác sĩ, dược sĩ, thu ngân |
Chuyển đổi sang ezMed
- Nhập Excel: sản phẩm và dịch vụ, khách hàng – bệnh nhân, nhà cung cấp, phiếu nhập kho và phiếu kiểm kho. Có file mẫu để điền.
- Danh mục sẵn có: ICD-10, thuốc quốc gia, biểu mẫu khám 8 chuyên khoa và mẫu in A4, A5, K80.
- Không cài đặt: mở trình duyệt hoặc app là dùng, không mua máy chủ.
- Dùng thử là dùng thật: dữ liệu nhập trong 14 ngày dùng thử được giữ nguyên khi lên gói chính thức.
Hướng dẫn liên quan: Nhập xuất Excel sản phẩm, Nhập Excel khách hàng, Tổng quan thiết lập ban đầu.
Đăng ký dùng thử ezMed và bắt đầu từ bước 1 ngay hôm nay. Cần hỗ trợ chuyển dữ liệu, gọi hotline 0985 245 110 trong giờ làm việc.
Đọc thêm: So sánh Excel, phần mềm cài đặt và phần mềm online