Hạn chót triển khai hồ sơ bệnh án điện tử cho phòng khám có điều trị ngoại trú là ngày 31/12/2026. Bài Lộ trình triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025 đã tóm tắt quy định. Bài này đi vào phần làm: một bảng kiểm theo từng nhóm việc để chủ phòng khám giao người phụ trách và đánh dấu khi xong.
- Căn cứ: Thông tư 13/2025/TT-BYT, hiệu lực từ 21/07/2025. Cơ sở khám chữa bệnh không phải bệnh viện, có điều trị ngoại trú, hoàn thành chậm nhất 31/12/2026.
- Sáu nhóm việc: hạ tầng, ký và xác nhận, quy chế lưu trữ – bảo mật, phân quyền, sao lưu, đào tạo.
- Nên chạy song song bệnh án điện tử với quy trình cũ vài tuần trước hạn để kịp sửa lỗi quy trình.
Vì sao cần một bảng kiểm thay vì chỉ đọc quy định?
Thông tư mô tả yêu cầu ở mức nguyên tắc: có hạ tầng an toàn, có hình thức ký hợp pháp, có quy chế lưu trữ và bảo mật. Với phòng khám tư nhân, khó khăn nằm ở chỗ biến các nguyên tắc đó thành việc cụ thể, có người chịu trách nhiệm và có ngày hoàn thành. Bảng kiểm dưới đây chia việc theo nhóm để bạn giao cho đúng người: chủ phòng khám, bác sĩ trưởng, lễ tân và người phụ trách máy tính.
Bảng kiểm 6 nhóm việc
| Nhóm việc | Việc cần làm | Người phụ trách gợi ý |
|---|---|---|
| 1. Hạ tầng | Máy tính tại mỗi buồng khám, mạng Internet ổn định có đường dự phòng, máy in theo khổ phiếu đang dùng, máy quét QR để đọc căn cước công dân khi tiếp đón. | Chủ phòng khám, người phụ trách máy tính |
| 2. Ký và xác nhận | Chọn hình thức ký cho bác sĩ (chữ ký số USB token, ký số từ xa hoặc hình thức xác nhận khác được pháp luật công nhận), đăng ký chứng thư cho từng bác sĩ. | Chủ phòng khám, bác sĩ |
| 3. Quy chế lưu trữ – bảo mật | Ban hành quy chế bằng văn bản: ai được xem, sửa bệnh án; cách xử lý khi sửa sai; thời hạn và nơi lưu trữ; cách cung cấp hồ sơ khi người bệnh hoặc cơ quan quản lý yêu cầu. | Chủ phòng khám |
| 4. Phân quyền | Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung. Chỉ bác sĩ được mở màn khám; lễ tân, thu ngân chỉ thấy phần việc của mình. | Chủ phòng khám |
| 5. Sao lưu | Hỏi rõ nhà cung cấp phần mềm về sao lưu dữ liệu; tự xuất định kỳ các báo cáo cần lưu lâu dài. | Người phụ trách máy tính |
| 6. Đào tạo | Cho bác sĩ, lễ tân, thu ngân làm quen thao tác trên dữ liệu thật trước hạn; ghi lại các tình huống hay sai. | Bác sĩ trưởng |
Hạ tầng cần kiểm tra những gì?
- Máy trạm: mỗi buồng khám một máy tính có trình duyệt mới. Phần mềm chạy trên nền web thì không cần máy chủ đặt tại phòng khám.
- Mạng: một đường Internet chính và một đường dự phòng (ví dụ phát từ điện thoại) để không phải quay lại bệnh án giấy khi mạng gặp sự cố.
- Máy in: in được bệnh án, đơn thuốc, phiếu kết quả theo khổ phòng khám đang dùng (A4, A5 hoặc giấy nhiệt K80).
- Định danh người bệnh: hồ sơ cần gắn với số định danh cá nhân. Máy quét QR mặt sau căn cước công dân giúp lễ tân điền thông tin nhanh và đúng.
Chuẩn bị ký số cho bác sĩ thế nào?
- Liệt kê bác sĩ cần ký: bác sĩ khám, bác sĩ đọc kết quả cận lâm sàng.
- Chọn nhà cung cấp chữ ký số và hình thức ký (USB token cắm vào máy, hoặc ký số từ xa trên điện thoại).
- Hỏi nhà cung cấp phần mềm đã kết nối được với hình thức ký nào trước khi mua chứng thư.
- Ký thử trên vài hồ sơ, kiểm tra hồ sơ đã ký có bị khóa sửa hay không.
Trên ezMed, chữ ký số được bật ở Thiết lập chung (mặc định tắt, chỉ bật khi phòng khám đã tích hợp nhà cung cấp chữ ký số). Bệnh án đã ký bị khóa; muốn sửa phải hủy chữ ký kèm lý do. Xem hướng dẫn Đánh mã bệnh nhân, lưu trữ ảnh và ký số.
Quy chế lưu trữ và bảo mật nên có những mục nào?
- Phạm vi: loại hồ sơ được lưu điện tử (bệnh án ngoại trú, đơn thuốc, phiếu chỉ định, phiếu kết quả).
- Quyền truy cập: nhóm người được xem, được sửa; quy trình cấp và thu hồi tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.
- Sửa hồ sơ: hồ sơ đã ký chỉ được sửa sau khi hủy ký có ghi lý do.
- Lưu vết: cách tra lại ai đã thêm, sửa, xóa dữ liệu.
- Cung cấp hồ sơ: quy trình in hoặc trích xuất khi người bệnh hay cơ quan quản lý yêu cầu.
Thông tin sức khỏe là dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, nên quy chế của phòng khám cần đối chiếu cả luật này.
Phân quyền và sao lưu làm trên phần mềm ra sao?
Trên ezMed, mỗi người dùng có tài khoản riêng, gán vào nhóm quyền (Bác sĩ, Lễ tân, Thu ngân…), và mỗi nhóm được cấp quyền xem, thêm, sửa, xóa trên từng chức năng. Chỉ tài khoản có quyền khám bệnh mới mở được màn khám. Mọi lần thêm, sửa, xóa dữ liệu được ghi ở màn Lịch sử thao tác, kèm giá trị cũ.
Một điểm cần đưa vào quy chế: Lịch sử thao tác trên ezMed chỉ giữ 30 ngày gần nhất. Phòng khám cần lưu lâu hơn thì xuất Excel định kỳ, ví dụ cuối mỗi tháng.
Lên lịch đào tạo và chạy thử thế nào?
| Giai đoạn | Việc làm |
|---|---|
| Tuần 1–2 | Khai danh mục: dịch vụ, thuốc, phòng khám, tài khoản và nhóm quyền. Chốt quy tắc đánh mã bệnh nhân. |
| Tuần 3–4 | Lễ tân tiếp đón và bác sĩ khám trên phần mềm cho một ca làm việc mỗi ngày, vẫn giữ bệnh án giấy song song. |
| Tuần 5–6 | Chạy toàn bộ ca bằng bệnh án điện tử, ký số, in bản giấy khi người bệnh cần. |
| Sau đó | Rà quy chế, sửa các điểm vướng, xuất lịch sử thao tác định kỳ. |
Thông tư 13/2025 cho phép người bệnh ngoại trú đang dùng bệnh án giấy tiếp tục dùng đến khi kết thúc đợt điều trị, nên phòng khám không phải chuyển đổi hồ sơ cũ ngay trong một ngày.
Câu hỏi thường gặp
Phòng khám một bác sĩ có phải làm bệnh án điện tử không?
Thông tư 13/2025 áp dụng cho cơ sở khám chữa bệnh có điều trị ngoại trú, không chia theo số bác sĩ. Phòng khám nhỏ nên đối chiếu văn bản gốc và hỏi Sở Y tế địa phương về cách áp dụng cụ thể.
Có cần máy chủ đặt tại phòng khám không?
Không bắt buộc. Phần mềm chạy trên nền web lưu dữ liệu trên máy chủ của nhà cung cấp; phòng khám cần hỏi rõ về sao lưu và bảo mật.
Bệnh án đã ký có sửa được không?
Trên ezMed, bệnh án đã ký bị khóa. Muốn sửa phải hủy chữ ký kèm lý do, nên hồ sơ không bị sửa âm thầm.
Muốn chạy thử bệnh án ngoại trú, ký số và phân quyền trên dữ liệu của chính phòng khám, đăng ký dùng thử ezMed miễn phí 14 ngày.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật đến tháng 10/2026. Khi áp dụng, phòng khám nên đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của Sở Y tế địa phương.
Đọc thêm: Lộ trình triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025 · Bệnh án ngoại trú và lịch sử khám · Đánh mã bệnh nhân, lưu trữ ảnh và ký số · Tài khoản, nhóm quyền và phân quyền