Thuốc hết hạn nằm trong kho là tiền mất trắng, còn thuốc hết hạn đến tay bệnh nhân là rủi ro pháp lý. Theo Nghị định 90/2026/NĐ-CP, cấp hoặc bán thuốc hết hạn có thể bị phạt 20–30 triệu đồng với cá nhân và gấp đôi với tổ chức, kèm đình chỉ chứng chỉ hành nghề 1–3 tháng. Bài viết hướng dẫn cách quản lý kho thuốc phòng khám theo lô và hạn dùng, nguyên tắc FEFO và cách để phần mềm làm thay phần việc dễ sai nhất.
- Thông tư 02/2018/TT-BYT về GPP yêu cầu quản lý nhập, xuất, tồn và theo dõi số lô, hạn dùng của thuốc bằng sổ sách hoặc máy tính.
- FEFO (hết hạn trước, xuất trước) là thực hành tốt giúp giảm thuốc hết hạn, phù hợp hơn FIFO với thuốc.
- Phần mềm nên tự chọn lô khi xuất, cảnh báo trước khi thuốc hết hạn và giữ lịch sử nhập xuất theo từng lô.
Quy định về quản lý thuốc theo lô, hạn dùng
Thông tư 02/2018/TT-BYT về Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc (sửa đổi bởi Thông tư 12/2020/TT-BYT và Thông tư 11/2025/TT-BYT) yêu cầu cơ sở có sổ sách hoặc máy tính để quản lý nhập, xuất, tồn trữ và theo dõi số lô, hạn dùng, nguồn gốc thuốc. Nhà thuốc phải ứng dụng công nghệ thông tin từ 01/01/2019. Hồ sơ phải lưu ít nhất 1 năm kể từ khi thuốc hết hạn dùng.
Với phòng khám có bán thuốc, dữ liệu lô và hạn dùng còn là thông tin bắt buộc khi gửi phiếu kho lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu về dược (xem bài Liên thông CSDL Dược Quốc gia).
FEFO khác FIFO thế nào?
| FIFO | FEFO | |
|---|---|---|
| Nguyên tắc | Nhập trước, xuất trước | Hết hạn trước, xuất trước |
| Căn cứ chọn lô | Ngày nhập kho | Hạn dùng |
| Khi nào khác nhau | Lô nhập sau nhưng có hạn dùng ngắn hơn (hàng cận date, hàng đổi từ nhà cung cấp). FIFO sẽ để lô này nằm lại và hết hạn; FEFO xuất lô này trước. | |
Vì thuốc có hạn dùng không phụ thuộc ngày nhập, FEFO là cách được các cơ sở dược ưu tiên. Làm FEFO bằng tay rất khó vì người xuất phải nhớ lô nào hết hạn sớm nhất cho từng mặt hàng.
Quy trình quản lý kho thuốc gọn cho phòng khám
- Nhập kho đúng lô: mỗi dòng phiếu nhập ghi số lô, hạn dùng theo hóa đơn nhà cung cấp. Không gộp hai lô khác hạn thành một dòng.
- Xuất theo đơn thuốc: khi bác sĩ kê đơn, phiếu xuất tự lấy lô gần hết hạn nhất còn tồn.
- Theo dõi hạn dùng hằng tuần: xem danh sách thuốc sắp hết hạn trong 90 ngày tới để ưu tiên dùng, đổi trả nhà cung cấp hoặc lập phiếu hủy.
- Theo dõi tồn tối thiểu: đặt mức tồn tối thiểu cho thuốc dùng nhiều để đặt hàng kịp.
- Kiểm kho định kỳ: mỗi tháng kiểm kê theo lô, điều chỉnh chênh lệch bằng phiếu kiểm kho có lý do.
- Xuất hủy có biên bản: thuốc hết hạn, hỏng vỡ được lập phiếu xuất hủy, không xóa khỏi kho bằng cách sửa số.
Kho thuốc trên ezMed
- Quản lý theo lô, hạn dùng cho mọi phiếu nhập, xuất, chuyển kho.
- Tự chọn lô theo FEFO khi kê đơn và gợi ý lô khi lập phiếu xuất.
- Cảnh báo hạn dùng: số ngày cảnh báo cài đặt được (mặc định 90 ngày), hiển thị trên màn tổng quan và báo cáo hạn sử dụng.
- Tồn tối thiểu: báo cáo nhập – xuất – tồn đánh dấu mặt hàng dưới định mức.
- Đủ nghiệp vụ kho: chuyển kho giữa chi nhánh, kiểm kho (nhập từ Excel), xuất hủy, trả nhà cung cấp, khách trả hàng, xuất vật tư tiêu hao vào phòng.
- Liên thông CSDL Dược Quốc gia cho các phiếu kho.
Hướng dẫn: Nhập kho theo lô, hạn dùng FEFO, Báo cáo hạn sử dụng, nhập – xuất – tồn, Kiểm kho, chuyển kho.
Nhập thử vài lô thuốc và xem phần mềm tự xuất lô gần hết hạn: đăng ký dùng thử ezMed 14 ngày.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật đến tháng 10/2026.