Nhập kho theo lô, hạn dùng FEFO
Phiếu nhập ghi nhận hàng nhận từ nhà cung cấp, cộng tồn kho và tính lại giá vốn. Khi phòng khám bật Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng, mỗi dòng nhập gắn với một lô và hạn dùng, để khi bán hệ thống tự xuất lô gần hết hạn trước (FEFO — hết hạn trước, xuất trước).
Bước 1: Mở danh sách phiếu nhập
Thao tác thực hiện:
- Vào menu Giao dịch sản phẩm → Phiếu nhập.
- Lọc theo khoảng ngày và trạng thái (Hoàn thành / Đã hủy), hoặc gõ số phiếu vào ô tìm kiếm.
- Bấm Thêm (
Alt + NhoặcF2) để lập phiếu mới.
Bước 2: Nhập thông tin phiếu và sản phẩm
Thao tác thực hiện:
- Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc nếu bật thiết lập Phiếu nhập bắt buộc nhà cung cấp). Số phiếu để trống để hệ thống tự sinh.
- Gõ tên, mã hoặc quét mã vạch sản phẩm vào ô tìm (
F3), chọn sản phẩm. - Nhập số lượng và đơn giá nhập. Nhấn
Enterở ô số lượng để quay lại ô tìm và nhập tiếp sản phẩm khác.
💡 Mẹo:
Phiếu nhiều dòng thì dùng Nhập từ Excel: file gồm mã sản phẩm hoặc mã vạch, số lượng, đơn giá, lô và hạn dùng.
Bước 3: Chọn lô và hạn sử dụng
Thao tác thực hiện:
- Dưới dòng sản phẩm quản lý theo lô, bấm Chọn lô để mở hộp Lô, hạn sử dụng.
- Gõ vào ô Tìm lô hạn có sẵn... để chọn lô đã có, hoặc bấm + để tạo lô mới với tên lô và hạn sử dụng.
- Nhập Số lượng cho từng lô. Một sản phẩm nhập nhiều lô thì thêm nhiều lô trong cùng hộp; dòng Tổng số lượng là số lượng của dòng sản phẩm.
- Bấm Xong.
- Trùng tên lô và hạn dùng với lô đã có thì hệ thống dùng lại lô đó, không tạo lô mới.
- Để trống tên lô thì lô lấy hạn dùng làm tên.
Bước 4: Thanh toán và lưu
Thao tác thực hiện:
- Nhập Giảm giá, Thu/chi phụ nếu có; xem số Cần trả nhà cung cấp.
- Nhập Tiền trả nhà cung cấp và chọn phương thức (Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ). Phần chưa trả hiện ở dòng Tính vào công nợ.
- Bấm Lưu (
Ctrl + S) hoặc Lưu và In (Ctrl + P).
Khi lưu, tồn kho được cộng ngay, giá vốn tính lại theo bình quân gia quyền, và số tiền đã trả sinh một phiếu chi tiền nhập hàng.
Bước 5: Quản lý lô hạn
Vào Sản phẩm dịch vụ → Lô hạn để xem toàn bộ lô: mã lô (LH…), tên lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và tồn cuối. Muốn biết lô nào sắp hết hạn, dùng báo cáo Hạn sử dụng — xem Báo cáo kho.
- Không tạo được hai lô cùng tên và cùng hạn dùng cho một sản phẩm.
- Lô đã có phiếu dùng tới thì không xóa được.
Bước 6: Sửa, hủy phiếu nhập
- Phiếu nhập không sửa được khi đã hủy, sinh ra từ kiểm kho, đã có phiếu trả nhà cung cấp, hoặc hàng nhập đã được xuất đi.
- Trường hợp đó, chọn phiếu, bấm ⋯ → Hủy phiếu và nhập lý do. Tồn kho được trừ lại.
- Hủy nhầm thì chọn ⋯ → Hoàn tác hủy để cộng tồn trở lại.
💡 Lưu ý:
Phiếu nhập không có trạng thái nháp: lưu là cộng kho ngay. Kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng trước khi lưu.
Đọc thêm: Nguyên tắc FEFO là gì