Với phòng khám da liễu và thẩm mỹ, doanh thu chủ yếu đến từ gói liệu trình: trị mụn 10 buổi, trẻ hóa da 6 buổi, triệt lông 12 buổi. Bán gói thì dễ, nhưng theo dõi khách đã dùng bao nhiêu buổi, còn nợ bao nhiêu, ai thực hiện buổi nào và hiệu quả ra sao lại rất khó nếu chỉ dùng sổ hoặc Excel. Bài viết hướng dẫn cách quản lý liệu trình bài bản và những gì phần mềm cần có.
- Mỗi gói cần quy định rõ: số buổi, hạn dùng, mức trả trước tối thiểu, buổi vắng có bị trừ không.
- Ghi nhận từng buổi: ngày, người thực hiện, người hỗ trợ, vật tư đã dùng, ảnh trước và sau.
- Lịch các buổi tiếp theo nên được xếp sẵn ngay khi bán gói để khách không bỏ dở.
Những vấn đề thường gặp khi quản lý liệu trình bằng sổ
- Khách nói đã làm 6 buổi, sổ ghi 5 buổi, không có bằng chứng.
- Khách bỏ dở giữa chừng vì không ai nhắc lịch buổi tiếp theo.
- Không biết gói nào đã hết hạn nhưng còn buổi chưa dùng.
- Không có ảnh trước và sau để cho khách thấy hiệu quả, dẫn đến tranh chấp khi hoàn tiền.
- Hoa hồng kỹ thuật viên tính tay, dễ sai.
Thiết kế một gói liệu trình
| Thông số | Ví dụ | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Số buổi | 10 buổi | Căn cứ trừ buổi và báo còn lại |
| Hạn dùng | 6 tháng | Tránh gói treo nhiều năm |
| Trả trước tối thiểu | 50% giá gói | Kiểm soát công nợ |
| Khoảng cách giữa các buổi | 7 ngày | Tự xếp lịch các buổi tiếp theo |
| Buổi vắng | Có trừ / không trừ | Thống nhất từ đầu, tránh tranh cãi |
| Hoàn tiền khi chấm dứt | Theo buổi chưa dùng | Rõ ràng khi khách dừng giữa chừng |
Các con số chỉ để minh họa.
Ghi nhận từng buổi thực hiện
Mỗi buổi nên lưu: ngày giờ, kỹ thuật viên chính, người hỗ trợ, vật tư và thuốc đã dùng, ghi chú tình trạng da và ảnh chụp. Dữ liệu này vừa là bằng chứng khi có khiếu nại, vừa là căn cứ tính hoa hồng và chi phí vật tư cho từng gói.
Phiếu khám da liễu
Trước khi bán gói, bác sĩ cần khám và ghi nhận: loại da, hình thái tổn thương, vị trí, kích thước, màu sắc. Phiếu khám có các mục này giúp so sánh trước và sau liệu trình một cách khách quan.
Quản lý liệu trình trên ezMed
- Gói liệu trình mẫu với số buổi, hạn dùng theo tháng, mức thanh toán tối thiểu, tự xếp lịch theo khoảng cách, quy tắc buổi vắng và hoàn tiền khi chấm dứt.
- Theo dõi từng buổi với người thực hiện, người hỗ trợ, vật tư và đơn thuốc trong buổi.
- Ảnh trước và sau đính kèm vào từng buổi khi gói bật lưu ảnh.
- In thẻ liệu trình cho khách theo mẫu in của phòng khám.
- Thu tiền, gia hạn, tạm dừng, chấm dứt gói và theo dõi công nợ.
- Biểu mẫu khám Da liễu – Thẩm mỹ có sẵn.
- Báo cáo doanh thu gói liệu trình và hoa hồng thực hiện, hỗ trợ, bán gói.
Hướng dẫn: Gói khám, bộ chỉ định và gói liệu trình, Tiếp đón và thực hiện buổi liệu trình, Thu tiền, gia hạn, tạm dừng và chấm dứt gói.
Tạo thử một gói liệu trình và bán cho khách mẫu: dùng thử ezMed miễn phí 14 ngày.
Đọc thêm: Quản lý gói liệu trình khách hàng