Thu tiền, gia hạn, tạm dừng và chấm dứt gói liệu trình
Các thao tác trên cả gói liệu trình nằm ở chân cửa sổ xem gói (bấm Số phiếu trên màn Y tế → Liệu trình khách hàng): Thu tiền, Gia hạn, Tạm dừng / Tiếp tục, Chấm dứt và In thẻ liệu trình. Mỗi nút chỉ hiện khi gói đang ở trạng thái cho phép.
| Nút | Hiện khi |
|---|---|
| Thu tiền | Phiếu xuất bán gói còn nợ và gói chưa chấm dứt. |
| Gia hạn, Chấm dứt | Gói chưa Hoàn tất và chưa Chấm dứt. |
| Tạm dừng | Gói chưa kết thúc và chưa tạm dừng. |
| Tiếp tục | Gói đang Tạm dừng. |
Bước 1: Thu tiền gói
Tiền gói được thu trên chính phiếu xuất đã bán gói, nên khách có thể trả dần nhiều lần.
- Trong cửa sổ xem gói, bấm Thu tiền.
- Cửa sổ Chi tiết phiếu xuất của phiếu bán gói mở ra. Thanh toán hoặc thu nợ như với phiếu xuất bình thường.
- Đóng cửa sổ phiếu xuất, gói được nạp lại: tiền và nợ hóa đơn, trạng thái gói cập nhật theo tiền phiếu.
Gói đang Chờ thu tiền chuyển sang Mới khi khách trả đủ mức tối thiểu khai trên sản phẩm gói (Thu đủ mới được làm hoặc Thu tối thiểu theo tỷ lệ %).
Bước 2: Gia hạn gói
- Bấm Gia hạn. Cửa sổ hiện Hạn dùng hiện tại (Không giới hạn nếu gói không có hạn).
- Chọn Hạn dùng mới, phải từ hôm nay trở đi.
- Nếu thu phí, bật Thu phí gia hạn, nhập Phí gia hạn, chọn Phương thức; thẻ hoặc chuyển khoản thì chọn thêm Tài khoản nhận.
- Nhập ghi chú nếu cần, bấm nút Gia hạn ở chân cửa sổ.
- Gói đang Hết hạn được gia hạn thì trở lại dùng được, khách đặt lịch và làm buổi tiếp.
- Có phí thì hệ thống lập phiếu thu loại Thu phí gia hạn gói liệu trình, thu đủ ngay, không ghi công nợ; phiếu xuất bán gói cũ giữ nguyên. Thông báo: Gia hạn thành công, đã lập phiếu thu phí gia hạn ….
- Không thu phí thì thông báo Gia hạn gói liệu trình thành công.
Bước 3: Tạm dừng và tiếp tục gói
Dùng khi khách xin nghỉ một thời gian (ốm, đi công tác…) mà không muốn mất hạn dùng.
- Bấm Tạm dừng, nhập Lý do và Dự kiến tiếp tục (nếu biết, phải từ hôm nay trở đi).
- Bấm nút Tạm dừng ở chân cửa sổ. Gói chuyển Tạm dừng; cửa sổ xem hiện Tạm dừng từ và Lý do tạm dừng.
- Khi khách quay lại, bấm Tiếp tục và chọn Đồng ý. Hạn dùng được cộng thêm số ngày đã tạm dừng.
Không tạm dừng được khi gói có buổi Đang thực hiện: hoàn thành hoặc hủy buổi đó trước.
Bước 4: Chấm dứt gói, hoàn tiền
Chấm dứt khi khách không làm tiếp (theo yêu cầu, chống chỉ định, chuyển nơi khác…). Gói đã chấm dứt không gia hạn hay làm buổi được nữa.
- Bấm Chấm dứt. Phần đầu cửa sổ tính sẵn Đã thu, Buổi đã dùng, Giá trị đã dùng và Hoàn tối đa.
- Chọn Lý do: Khách yêu cầu, Chống chỉ định, Chuyển nơi khác hoặc Khác.
- Kiểm tra Số tiền hoàn và chọn Phương thức hoàn (thẻ, chuyển khoản thì chọn tài khoản).
- Nếu khách còn nợ phần đã dùng, chọn cách xử lý nợ (xem dưới).
- Bấm nút Chấm dứt ở chân cửa sổ. Thông báo Đã chấm dứt gói liệu trình.
| Số liệu | Cách tính |
|---|---|
| Giá trị đã dùng | Số buổi đã dùng × tổng tiền gói ÷ tổng số buổi. |
| Hoàn tối đa | Đã thu − giá trị đã dùng (không âm). Nhập số hoàn lớn hơn thì báo Số tiền hoàn tối đa là …. |
| Số tiền hoàn đề xuất | Theo cấu hình Hoàn tiền khi chấm dứt của gói: Không hoàn tiền đề xuất 0; Hoàn theo số buổi còn lại đề xuất bằng hoàn tối đa. Sửa lại được. |
Khi khách đã dùng nhiều hơn số tiền đã trả, ô Nợ phần đã dùng bắt buộc chọn:
- Xóa nợ phần đã dùng: bỏ qua khoản nợ, phiếu bán gói không còn nợ.
- Giữ lại công nợ: khách vẫn nợ phần giá trị đã dùng chưa trả, theo dõi tiếp ở công nợ khách hàng.
Khi chấm dứt, hệ thống:
- Hủy các buổi còn mở (chưa lịch, đã lịch, chờ thực hiện) và hủy các lịch hẹn chưa đến của những buổi đó.
- Lập phiếu chi hoàn tiền cho khách nếu số tiền hoàn lớn hơn 0.
- Ghi giảm trừ trên phiếu xuất bán gói với lý do Chấm dứt gói liệu trình LT…, để doanh thu và công nợ khớp với số thực nhận.
- Chuyển gói sang Chấm dứt; cửa sổ xem hiện thêm dòng Chấm dứt và Hoàn / Nợ giữ lại.
Bước 5: In thẻ liệu trình
Bấm In thẻ liệu trình ở chân cửa sổ xem gói để in thẻ đưa khách. Nút mũi tên bên cạnh để chọn mẫu khác; lần sau hệ thống nhớ mẫu vừa chọn.
Chưa có mẫu thì hệ thống báo Vui lòng tạo mẫu in thẻ liệu trình trong Danh mục mẫu in. Tạo mẫu ở Thiết lập → Mẫu in.
Bước 6: Xem lịch sử thu chi của gói
Tab Thu chi trong cửa sổ xem gói liệt kê các phiếu liên quan: thu tiền bán gói, thu phí gia hạn, chi hoàn tiền khi chấm dứt. Mỗi dòng có Số phiếu, Ngày lập, Loại (Thu / Chi), Phương thức, Số tiền và Nội dung.
Xem lại Quản lý gói liệu trình khách hàng và Tiếp đón và thực hiện buổi liệu trình.