Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý phòng khám ezMed

Trang chủ & doanh thu

Màn hình Tổng quan (trang chủ)

Đọc các chỉ số trong ngày, tùy chỉnh truy cập nhanh, xem bệnh nhân chờ khám của bác sĩ, lịch hẹn hôm nay và hàng chờ từng phòng.

Trang chủ & doanh thu

Xem doanh thu, thu chi trên trang chủ

Tổng thu, tổng chi, lợi nhuận, tồn quỹ, công nợ phải thu theo khoảng thời gian và 4 biểu đồ doanh thu, tồn quỹ, top dịch vụ.

Trang chủ & doanh thu

Báo cáo doanh thu theo ngày và theo sản phẩm

Thao tác chung trên màn báo cáo (chọn ngày, Xuất Excel, In, chọn cột), báo cáo doanh thu theo ngày và theo sản phẩm / dịch vụ.

Trang chủ & doanh thu

Báo cáo doanh thu theo bác sĩ, nguồn khách, phòng và gói liệu trình

Doanh thu theo bác sĩ khám, theo nguồn khách hàng, theo phòng và báo cáo doanh thu gói liệu trình ghi nhận theo buổi đã làm.

Khám bệnh & Hồ sơ

Cấu hình biểu mẫu khám chuyên khoa

Tự định nghĩa các trường khám riêng cho từng chuyên khoa (nhi, mắt…), xem trước form và dùng khi khám bệnh.

Khám bệnh & Hồ sơ

Báo cáo sổ khám bệnh, lượt khám, chẩn đoán và kê đơn

Sổ khám bệnh, báo cáo lượt khám theo ngày, phòng, bác sĩ, nguồn; top chẩn đoán ICD-10 và báo cáo kê đơn thuốc.

Khám bệnh & Hồ sơ

Báo cáo tiếp đón, lịch hẹn và dịch vụ cận lâm sàng

Báo cáo tiếp đón và thời gian chờ khám, báo cáo lịch hẹn với tỷ lệ đến, tỷ lệ hủy, báo cáo số lần chỉ định và doanh thu dịch vụ cận lâm sàng.

Kê đơn thuốc

Liên thông Đơn thuốc Quốc gia

Cấu hình tài khoản cơ sở và bác sĩ, gửi đơn thuốc lên cổng Đơn thuốc Quốc gia và theo dõi trạng thái gửi.

Kho thuốc – Vật tư

Kiểm kho, chuyển kho giữa chi nhánh

Kiểm kho theo lô để cân bằng tồn thực tế, chuyển hàng sang chi nhánh khác và nhận hàng ở chi nhánh nhận.

Kho thuốc – Vật tư

Báo cáo trả hàng và xuất – nhập chi tiết

Xem hàng khách trả, hàng trả nhà cung cấp và từng dòng sản phẩm của phiếu nhập, phiếu bán; ý nghĩa các cột, bộ lọc, xuất Excel.

Kho thuốc – Vật tư

Báo cáo xuất tiêu hao, chuyển kho, kiểm kho và xuất hủy

Theo dõi vật tư tiêu hao cho dịch vụ, hàng chuyển giữa chi nhánh, chênh lệch kiểm kho và hàng xuất hủy theo giá vốn.

Cận lâm sàng & Dịch vụ

Quản lý gói liệu trình khách hàng

Bật chức năng gói liệu trình, bán gói cho khách qua phiếu xuất, đọc màn danh sách, các trạng thái gói và cửa sổ xem gói.

Cận lâm sàng & Dịch vụ

Tiếp đón và thực hiện buổi liệu trình

Đặt lịch buổi, tiếp đón khách vào hàng chờ, thực hiện và hoàn thành buổi, làm buổi ngay, xử lý buổi vắng hoặc hủy.

Cận lâm sàng & Dịch vụ

Thu tiền, gia hạn, tạm dừng và chấm dứt gói liệu trình

Thu tiền gói qua phiếu xuất, gia hạn có thu phí, tạm dừng và tiếp tục gói, chấm dứt gói kèm hoàn tiền hoặc xử lý nợ, in thẻ liệu trình.

Thu ngân & Hóa đơn

Phát hành hóa đơn điện tử (MISA, EasyInvoice, XInvoice)

Kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn từ phiếu xuất cho khách lẻ hoặc công ty và tra lại hóa đơn đã phát hành.

Nhà cung cấp

Quy trình làm việc với nhà cung cấp

Tổng quan: khai báo nhà cung cấp, nhập hàng, theo dõi công nợ và thanh toán, kèm bảng các nghiệp vụ làm tăng giảm công nợ.

Nhà cung cấp

Thêm, sửa, nhập Excel nhà cung cấp

Thêm mới, sửa, ngừng hoạt động, xóa nhà cung cấp và nhập hàng loạt danh sách nhà cung cấp từ file Excel.

Nhà cung cấp

Theo dõi nhập hàng và sổ công nợ nhà cung cấp

Xem tổng hợp nhập hàng, lịch sử phiếu nhập, sổ công nợ từng nhà cung cấp và báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp.

Nhà cung cấp

Thanh toán công nợ nhà cung cấp

Trả tiền ngay khi nhập hàng, thanh toán từng phiếu nhập còn nợ, lập phiếu chi trong Sổ quỹ và trừ công nợ bằng hàng trả lại.

Khách hàng – Bệnh nhân

Quy trình quản lý khách hàng – bệnh nhân

Tổng quan: tạo hồ sơ bệnh nhân, phân nhóm và ghi nguồn, xem lịch sử khám, theo dõi và thu công nợ khách hàng.

Khách hàng – Bệnh nhân

Thêm, sửa, nhập Excel khách hàng

Thêm mới, sửa, ngừng hoạt động, xóa khách hàng, nhập hàng loạt từ Excel và thiết lập quy tắc đánh mã bệnh nhân.

Khách hàng – Bệnh nhân

Hồ sơ, lịch sử và công nợ khách hàng

Xem tổng hợp, lịch sử khám, lịch sử bán hàng, sổ công nợ của khách, thu nợ và báo cáo công nợ phải thu khách hàng.

Khách hàng – Bệnh nhân

Nhóm, nguồn và báo cáo khách hàng

Tạo nhóm và nguồn khách hàng, ghi nguồn khi tiếp đón, xem báo cáo khách hàng mới, tái khám, phân bố nhóm và top khách hàng.

Sổ quỹ – thu chi

Lập phiếu thu, phiếu chi trong sổ quỹ

Xem danh sách phiếu thu chi và tồn quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, hạch toán, chuyển tiền giữa két, ngân hàng và chi nhánh.

Thiết lập hệ thống

Tổng quan Thiết lập chung và cấu hình ban đầu

Mở màn Thiết lập chung, các nhóm thiết lập, cách lưu theo chi nhánh và gợi ý cấu hình khi phòng khám mới bắt đầu.

Sổ quỹ – thu chi

Sửa, hủy và hoàn tác phiếu thu chi

Sửa thông tin phiếu thu chi, hủy phiếu lập sai kèm lý do, hoàn tác phiếu đã hủy và các phiếu thu chi hệ thống tự sinh.

Thiết lập hệ thống

Thiết lập kho, lô hạn và xuất tiêu hao

Không cho xuất âm, quản lý tồn kho theo lô hạn, cảnh báo và chặn lô hết hạn, vật tư trong phòng, xuất tiêu hao, trả hàng.

Sổ quỹ – thu chi

Loại thu chi, tài khoản ngân hàng và thu chi khác

Khai báo loại thu chi và cờ hạch toán, tài khoản ngân hàng nhận chuyển khoản, VietQR và các khoản thu/chi phụ trên phiếu xuất, nhập.

Thiết lập hệ thống

Thiết lập kê đơn, thanh toán, giá và khám bệnh

Kiểu nhập cách dùng, thu tiền trước, quyền xem và sửa giá, phương thức thanh toán mặc định, loại khám mặc định, BHYT, gói liệu trình.

Sổ quỹ – thu chi

Báo cáo sổ quỹ và đối soát thanh toán

Đọc báo cáo Sổ quỹ, Thu chi theo loại, Tổng hợp quỹ cuối ngày và Đối soát thanh toán theo phương thức; xuất Excel, in báo cáo.

Thiết lập hệ thống

Đánh mã bệnh nhân, lưu trữ ảnh và ký số

Quy tắc đánh mã bệnh nhân (tiền tố, độ dài, chèn năm/ngày), nơi lưu ảnh và tệp kết quả, bật ký số bệnh án điện tử.

Sổ quỹ – thu chi

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp

Xem khách hàng nào còn nợ phòng khám, phòng khám còn nợ nhà cung cấp nào; cách tính Còn nợ, lọc chỉ còn nợ, xuất Excel và in.

Thiết lập hệ thống

Tài khoản, nhóm quyền và phân quyền

Tạo nhóm quyền, phân quyền xem, thêm, sửa, xóa theo từng chức năng, tạo tài khoản đăng nhập và gán chi nhánh, nhóm quyền cho nhân viên.

Thiết lập hệ thống

Nhân viên, phòng và phân công phòng làm việc

Khai báo phòng khám, phòng cận lâm sàng theo loại dịch vụ, thêm nhân viên, phân phòng làm việc và liên kết tài khoản để bác sĩ thấy đúng hàng chờ.

Thiết lập hệ thống

Chi nhánh, lịch làm việc và ngày nghỉ lễ

Thêm chi nhánh, khai giờ làm việc ca sáng, chiều, tối, ngày nghỉ lễ để cảnh báo khi đặt hẹn, và lưu ý về chức năng xóa dữ liệu chi nhánh.

Thiết lập hệ thống

Thiết kế mẫu in phiếu và chọn mẫu khi in

Sửa mẫu in có sẵn hoặc thêm mẫu mới cho phiếu khám, đơn thuốc, phiếu thu..., chèn token dữ liệu, xem trước, in thử và chọn mẫu khi in.

Thiết lập hệ thống

Thông tin phòng khám và gói dịch vụ

Cập nhật tên, logo, địa chỉ, mã số thuế in trên phiếu và xem gói dịch vụ, ngày hết hạn, giới hạn chi nhánh, nhân viên.

Thiết lập hệ thống

Gia hạn gói dịch vụ và thanh toán QR

Tự gia hạn, nâng cấp gói hoặc mua thêm gói bổ trợ, quét mã QR chuyển khoản để hệ thống tự cộng hạn, xem lịch sử hóa đơn gia hạn.

Thiết lập hệ thống

Xem lịch sử thao tác thêm, sửa, xóa dữ liệu

Tra lại các lần tạo, sửa, xóa phiếu và danh mục: lọc theo ngày, chức năng, thao tác, đọc giá trị cũ và mới, xuất Excel.

Thiết lập hệ thống

Thiết lập mức độ ưu tiên trong danh sách chờ khám

Dùng các mức Bình thường, Ưu tiên, Khẩn cấp hoặc thêm mức riêng để đưa bệnh nhân cần ưu tiên lên trước trong danh sách khám.

Thiết lập hệ thống

Thiết lập cổng tra cứu kết quả online

Chọn cách bệnh nhân xem kết quả: quét QR, tài khoản trên tên miền riêng hoặc qua bộ API; cấu hình DNS, khóa API, nội dung trang tra cứu và tài khoản tra cứu.

Thiết lập hệ thống

Xem nhật ký tra cứu kết quả online

Theo dõi bệnh nhân nào đã xem kết quả online, lúc nào, từ thiết bị nào; thu hồi hoặc đánh lại mã tra cứu khi phiếu bị lộ.

Sản phẩm – Dịch vụ

Thêm thuốc, vật tư và dịch vụ

Khai báo sản phẩm theo loại: thuốc chọn từ danh mục quốc gia, đơn vị quy đổi, dịch vụ cận lâm sàng với mẫu kết quả và định mức vật tư tiêu hao.

Sản phẩm – Dịch vụ

Gói khám, bộ chỉ định và gói liệu trình

Phân biệt gói khám, bộ chỉ định và gói liệu trình; thêm thành phần, số buổi, giãn cách và cấu hình thu tiền, hết hạn, hoàn tiền của gói liệu trình.

Sản phẩm – Dịch vụ

Nhóm sản phẩm, thư viện mẫu và nhập xuất Excel

Khai báo nhóm sản phẩm, thêm dịch vụ từ thư viện mẫu, nhập sản phẩm hàng loạt từ Excel, xuất danh sách và đồng bộ thuốc, đơn vị tính quốc gia.

Sản phẩm – Dịch vụ

Bảng giá và công thức giá

Tạo bảng giá theo chi nhánh và thời gian, đặt độ ưu tiên, công thức tính giá từ giá chung hoặc giá vốn, sửa giá từng sản phẩm và áp công thức cả bảng.

Hoa hồng & Nhân sự

Thiết lập quy tắc và lập phiếu hoa hồng

Hoa hồng tính theo 7 vai trò, khai quy tắc hoa hồng theo phần trăm hoặc số tiền, lập phiếu hoa hồng cuối kỳ cho từng bác sĩ, nhân viên.

Hoa hồng & Nhân sự

Báo cáo hoa hồng nhân viên

Báo cáo hoa hồng tổng hợp theo nhân viên, theo sản phẩm và chi tiết từng dòng để chốt bảng chi trả hoa hồng.

Hoa hồng & Nhân sự

Báo cáo hiệu suất bác sĩ và chi nhánh

So sánh lượt khám, doanh thu khám, chỉ định, thuốc, tỷ lệ CLS bất thường của từng bác sĩ và doanh thu, tồn kho của từng chi nhánh.

Liên thông

Liên thông giám định BHYT (Cổng BHXH)

Bật khám bảo hiểm y tế, khai báo tài khoản Cổng giám định, gắn mã BHYT cho danh mục, tra thẻ khi tiếp đón và gửi hồ sơ XML giám định lên BHXH.