Phân hệ Thiết lập hệ thống

Thiết lập kho, lô hạn và xuất tiêu hao

Cập nhật: 19/10/2026 Áp dụng cho: Chủ phòng khám Độ dài: 4 phút đọc

Nhóm Kho trong Thiết lập chung quyết định cách phần mềm kiểm soát tồn kho thuốc, vật tư: có cho xuất khi thiếu hàng không, có theo dõi lô và hạn dùng không, vật tư dùng cho dịch vụ được trừ kho thế nào. Bài này giải thích từng thiết lập và khi nào nên bật.

Bước 1: Mở nhóm thiết lập Kho

Thao tác thực hiện:

Chọn chi nhánh ở thanh trên cùng.
Vào Thiết lập → Thiết lập chung. Nhóm Kho nằm đầu tiên.
Đổi các dòng cần thiết rồi bấm Lưu thiết lập (Ctrl + S).

Nhóm thiết lập Kho: không cho xuất âm, quản lý lô hạn sử dụng, số ngày cảnh báo, chặn xuất lô hết hạn, xuất vật tư vào phòng, xuất tiêu hao

Bước 2: Xuất âm và lô, hạn sử dụng

Thiết lập	Mặc định	Ý nghĩa
Không cho xuất âm	Bật	Chặn xuất khi tồn kho không đủ, áp dụng cho phiếu xuất, đơn thuốc, chuyển kho, xuất nội bộ và xuất tiêu hao. Tắt thì cho xuất vượt tồn, tồn kho có thể bị âm.
Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng	Tắt	Bật thì tồn kho được theo dõi theo từng lô. Sản phẩm có đánh dấu quản lý lô hạn phải chọn/nhập số lô khi nhập, xuất và kiểm kho.
Số ngày cảnh báo sắp hết hạn	90	Lô còn hạn ít hơn số ngày này được tô màu cam khi chọn lô và hiện trong báo cáo hạn sử dụng.
Chặn xuất lô đã hết hạn	Bật	Không cho xuất lô đã quá hạn. Tắt thì chỉ cảnh báo màu đỏ. Phiếu xuất hủy và trả nhà cung cấp luôn được chọn lô hết hạn.

💡 Mẹo: Phòng khám có bán thuốc nên bật Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng ngay từ đầu, trước khi nhập kho. Khi xuất, hệ thống gợi ý lô hết hạn trước xuất trước (FEFO). Xem Nhập kho theo lô, hạn dùng (FEFO) và Báo cáo kho, hạn sử dụng, nhập xuất tồn.

Bước 3: Vật tư trong phòng và xuất tiêu hao

Các thiết lập này dành cho phòng khám có dịch vụ dùng vật tư (bông, gạc, kim, thuốc tê…) và muốn tự trừ kho khi làm dịch vụ.

Thiết lập	Mặc định	Ý nghĩa
Quản lý xuất vật tư vào phòng	Tắt	Bật cùng với Xuất tiêu hao vật tư = Trừ từ tồn tại phòng thì mới hiện các chức năng Xuất nội bộ (cấp vật tư từ kho chi nhánh vào từng phòng), Hoàn trả từ phòng và Tồn kho phòng.
Xuất tiêu hao vật tư	Không xuất tiêu hao	Chọn cách trừ vật tư định mức của dịch vụ: Không xuất tiêu hao, Trừ từ kho chi nhánh hoặc Trừ từ tồn tại phòng.
Chặn hoàn thành dịch vụ khi thiếu vật tư	Tắt	Bật thì không cho hoàn thành dịch vụ khi không đủ vật tư. Tắt thì vẫn hoàn thành và ghi nhận phần thiếu trên phiếu tiêu hao.

Danh sách chọn Xuất tiêu hao vật tư: Không xuất tiêu hao, Trừ từ kho chi nhánh, Trừ từ tồn tại phòng

Phiếu xuất tiêu hao được tạo tự động khi: lưu kết quả dịch vụ, bấm Hoàn thành dịch vụ, hoặc hoàn thành một buổi liệu trình.

Lựa chọn Trừ từ tồn tại phòng chỉ xuất hiện khi đã bật Quản lý xuất vật tư vào phòng.
Tắt Quản lý xuất vật tư vào phòng thì cách trừ đang là Trừ từ tồn tại phòng tự chuyển về Trừ từ kho chi nhánh.

💡 Lưu ý: Nếu các phòng vẫn còn tồn vật tư mà bạn tắt quản lý vật tư theo phòng, khi lưu hệ thống hỏi xác nhận Còn tồn vật tư tại phòng. Tồn tại phòng được giữ nguyên (đóng băng), không bị xóa. Các chức năng xuất vào phòng, hoàn trả và tồn tại phòng bị ẩn cho đến khi bật lại.

Xem thêm Quản lý vật tư trong phòng và xuất tiêu hao.

Bước 4: Nhà cung cấp và trả hàng

Thiết lập	Mặc định	Ý nghĩa
Phiếu nhập bắt buộc nhà cung cấp	Tắt	Bật thì phiếu nhập kho phải chọn nhà cung cấp mới lưu được, giúp theo dõi công nợ nhà cung cấp đầy đủ.
Quản lý trả hàng	Tắt	Bật thì hiện chức năng Trả nhà cung cấp và Khách trả hàng. Tắt lại thì phiếu trả đã lập vẫn xem và hủy được.

Xem thêm Xuất hủy, trả nhà cung cấp, khách trả hàng.

💡 Lưu ý: Bật/tắt lô hạn, trả hàng hay vật tư vào phòng làm thay đổi menu. Sau khi lưu, menu được nạp lại ngay để hiện hoặc ẩn các chức năng tương ứng.