Quy trình quản lý khách hàng – bệnh nhân

Trên ezMed, khách hàng và bệnh nhân là một: mỗi người đến khám, mua thuốc hay dùng dịch vụ có một hồ sơ duy nhất, dùng chung cho mọi chi nhánh của phòng khám. Từ hồ sơ này bạn xem được lịch sử khám, lịch sử mua hàng và công nợ. Bài này giới thiệu toàn bộ quy trình; chi tiết từng bước nằm trong các bài liên kết.

Bước 1: Tạo hồ sơ khách hàng

Có ba cách tạo hồ sơ:

• Thêm trực tiếp ở Đối tác → Khách hàng, hoặc nhập cả danh sách từ Excel khi chuyển từ phần mềm cũ.
• Nhập thông tin bệnh nhân mới ngay trên màn Tiếp đón hoặc Đơn thuốc: khi lưu, hệ thống tự tạo hồ sơ.
• Quét mã QR trên CCCD gắn chip để điền sẵn họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD và địa chỉ.

Xem hướng dẫn: Thêm, sửa, nhập Excel khách hàng, Tiếp đón bệnh nhân đến khám và Quét mã QR trên CCCD gắn chip.

Bước 2: Phân nhóm và ghi nguồn khách hàng

Gắn khách hàng vào nhóm (ví dụ Khách VIP, Khách doanh nghiệp) để lọc danh sách và xem báo cáo theo nhóm. Ghi nguồn khách hàng (Facebook, người quen giới thiệu, bác sĩ giới thiệu…) trên phiếu khám khi tiếp đón để biết khách đến từ kênh nào.

Xem hướng dẫn: Nhóm, nguồn và báo cáo khách hàng.

Bước 3: Xem hồ sơ và lịch sử

Bấm vào mã khách hàng để mở hồ sơ: tab Tổng hợp, Lịch sử khám, Lịch sử bán hàng và Sổ công nợ cho biết khách đã khám bao nhiêu lần, chi tiêu bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu.

Xem hướng dẫn: Hồ sơ, lịch sử và công nợ khách hàng. Bệnh án chi tiết từng lần khám xem ở bài Bệnh án ngoại trú và lịch sử khám.

Bước 4: Thu nợ khách hàng

Khi khách chưa trả đủ tiền, phần thiếu ghi vào công nợ. Thu nợ bằng nút Thanh toán trong phiếu xuất còn nợ, hoặc lập phiếu thu trong Sổ quỹ. Xem tất cả khách còn nợ ở Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.

Xem hướng dẫn: Thu nợ khách hàng.

Tóm tắt các nghiệp vụ ảnh hưởng công nợ khách hàng