Theo dõi nhập hàng và sổ công nợ nhà cung cấp
Mỗi nhà cung cấp có một phiếu xem tổng hợp: đã nhập bao nhiêu phiếu, tổng tiền hàng, đã trả, còn nợ, và sổ công nợ ghi từng lần phát sinh. Bài này hướng dẫn đọc các thông tin đó và xem báo cáo công nợ phải trả của tất cả nhà cung cấp.
Bước 1: Mở phiếu xem nhà cung cấp
- Vào Đối tác → Nhà cung cấp.
- Bấm vào mã nhà cung cấp cần xem. Màn hình Xem nhà cung cấp mở ra với tab Thông tin.
Bước 2: Tổng hợp nhập hàng
Tab Tổng hợp nhập hàng cho cái nhìn nhanh về giao dịch với nhà cung cấp:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số phiếu nhập | Số phiếu nhập còn hiệu lực từ nhà cung cấp. |
| Lần nhập gần nhất | Ngày lập phiếu nhập mới nhất. |
| Tổng tiền nhập | Tổng giá trị phải trả của các phiếu nhập. |
| Trả hàng | Giá trị hàng đã trả lại nhà cung cấp. |
| Đã trả | Số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp. |
| Còn nợ | Số tiền phòng khám còn phải trả (hiện màu đỏ). |
Bảng bên dưới chia số phiếu, tiền nhập và còn nợ theo từng chi nhánh, hữu ích khi nhiều chi nhánh cùng mua của một nhà cung cấp.
Bước 3: Lịch sử nhập hàng
Tab Lịch sử nhập hàng liệt kê các phiếu nhập từ nhà cung cấp với Ngày lập, Người lập, Tổng tiền, Thực trả, Đã trả, Còn nợ và trạng thái Hoàn thành / Đã hủy. Bấm vào số phiếu để mở chi tiết phiếu nhập.
Bước 4: Sổ công nợ
Tab Sổ công nợ ghi theo thời gian mọi chứng từ làm thay đổi công nợ với nhà cung cấp tại chi nhánh đang chọn. Cột Nợ lũy kế cho biết số còn nợ sau từng chứng từ.
| Loại phiếu | Ảnh hưởng |
|---|---|
| Phiếu nhập | Tăng nợ bằng giá trị phải trả của phiếu. |
| Phiếu chi | Giảm nợ — tiền trả nhà cung cấp, kể cả tiền trả ngay khi nhập hàng. |
| Phiếu trả hàng | Giảm nợ bằng giá trị hàng trả lại. |
| Phiếu thu | Tăng nợ — tiền nhà cung cấp hoàn lại khi nhận hàng trả. |
Bước 5: Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp
- Vào Báo cáo → Tài chính & công nợ, chọn tab Công nợ phải trả nhà cung cấp.
- Chọn khoảng ngày lập phiếu nhập. Chọn tình trạng Chỉ hiện còn nợ để ẩn các nhà cung cấp đã trả đủ; gõ tên để tìm một nhà cung cấp.
- Bấm Xuất Excel hoặc In để gửi đối chiếu.
- Mỗi dòng là một nhà cung cấp, sắp xếp theo Còn nợ giảm dần; dòng Tổng cộng ở đầu bảng.
- Còn nợ = Tổng thực trả − Đã thanh toán − Trả hàng.
- Báo cáo tính theo các phiếu nhập chưa hủy, lập trong khoảng ngày đã chọn, ở chi nhánh đang chọn.