Sửa, hủy và hoàn tác phiếu thu chi
Phiếu thu chi đã lưu có thể sửa thông tin phụ, hoặc hủy khi lập sai. ezMed không xóa phiếu thu chi để giữ vết sổ quỹ: phiếu sai được hủy kèm lý do và có thể hoàn tác. Bài này cũng giải thích các phiếu thu chi do hệ thống tự sinh.
Bước 1: Sửa phiếu thu chi
Thao tác thực hiện:
- Ở màn Sổ quỹ → Phiếu thu chi, tích chọn đúng 1 phiếu.
- Bấm Sửa (
F4). Cửa sổ Sửa phiếu thu chi mở ra. - Sửa thời gian, phương thức, tài khoản, nhân viên thu/chi, ghi chú… theo nhu cầu.
- Bấm Lưu (
Ctrl + S). Bấm Bỏ qua để đóng; nếu đã sửa mà chưa lưu, hệ thống hỏi xác nhận trước khi đóng.
Với phiếu thu/chi gắn với phiếu xuất hoặc phiếu nhập, cửa sổ hiện thêm Nợ hiện tại, Thanh toán, Nợ sau và bảng phiếu nguồn (số phiếu, ngày lập, giá trị phiếu, đã trả, còn cần trả) để đối chiếu.
| Không sửa được | Cách xử lý |
|---|---|
| Số tiền của phiếu | Hủy phiếu rồi lập phiếu mới với số tiền đúng. Hệ thống báo Không sửa được số tiền phiếu thu chi. Hãy hủy phiếu này và lập phiếu mới với số tiền đúng. |
| Phiếu đã hủy | Hoàn tác phiếu trước rồi mới sửa. |
| Người nộp/nhận của phiếu tự sinh | Phiếu tự sinh luôn giữ khách hàng / nhà cung cấp của phiếu nguồn. Ô hạch toán cũng bị ẩn. |
| Phương thức, tài khoản, hạch toán của phiếu chuyển quỹ | Được giữ nguyên; các thay đổi khác (thời gian, ghi chú…) tự cập nhật sang phiếu đối ứng. |
💡 Lưu ý:
Sửa ngày lập và nhân viên lập cần quyền riêng (Sửa ngày lập, Sửa nhân viên lập) trong Thiết lập → Phân quyền. Không có quyền thì các ô này bị khóa.
Bước 2: Hủy phiếu thu chi
Thao tác thực hiện:
- Tích chọn một hoặc nhiều phiếu đang hiệu lực.
- Bấm Hủy. Nút chỉ bật khi mọi phiếu được chọn đều đang hiệu lực.
- Nhập Lý do hủy (bắt buộc, tối đa 500 ký tự).
- Bấm Xác nhận hủy, hoặc Bỏ qua để thôi.
- Hủy phiếu sẽ hoàn lại công nợ: phiếu xuất/nhập liên kết trở lại trạng thái còn nợ tương ứng, công nợ khách hàng / nhà cung cấp tăng lại.
- Phiếu chuyển quỹ bị hủy thì phiếu đối ứng cũng bị hủy theo.
- Phiếu đã hủy vẫn nằm trong danh sách với trạng thái Đã hủy, không còn tính vào dòng tổng và báo cáo. Bật cột Lý do hủy, Ngày hủy để xem lại.
💡 Lưu ý:
Nút Xóa (
Delete) không xóa phiếu thu chi. Hệ thống sẽ nhắc dùng Hủy thay thế, để sổ quỹ luôn giữ đủ lịch sử.
Bước 3: Hoàn tác phiếu đã hủy
Thao tác thực hiện:
- Trong Bộ lọc, chọn Trạng thái Đã hủy để tìm nhanh phiếu đã hủy.
- Tích chọn các phiếu cần khôi phục (tất cả phải đang ở trạng thái đã hủy).
- Bấm nút ⋯ (Thao tác khác) → Hoàn tác, rồi xác nhận Hoàn tác hủy phiếu.
Phiếu trở lại trạng thái đang hiệu lực, công nợ liên quan được tính lại; phiếu đối ứng của phiếu chuyển quỹ cũng được khôi phục.
Bước 4: Phiếu thu chi do hệ thống tự sinh
Khi thu/trả tiền ở các màn nghiệp vụ, ezMed tự lập phiếu thu chi tương ứng, không cần nhập lại ở sổ quỹ:
| Nghiệp vụ | Phiếu tự sinh |
|---|---|
| Thu tiền phiếu xuất (bán thuốc, viện phí, dịch vụ) | Phiếu thu, loại Thu tiền phiếu xuất, mỗi phương thức thanh toán một phiếu |
| Trả tiền phiếu nhập hàng | Phiếu chi, loại Chi nhập hàng hóa |
| Khách trả hàng | Phiếu chi, loại Chi hoàn tiền khách trả hàng |
| Trả hàng nhà cung cấp | Phiếu thu, loại Thu tiền trả hàng NCC |
| Gia hạn gói liệu trình | Phiếu thu, loại Thu phí gia hạn gói liệu trình |
| Chấm dứt gói liệu trình có hoàn tiền | Phiếu chi, loại Hoàn tiền gói liệu trình |
- Cột Phiếu nguồn trên danh sách cho biết phiếu thu chi được sinh từ phiếu nào.
- Khi phiếu xuất/nhập đã có phiếu thu chi, không sửa được phần thanh toán trên phiếu đó nữa. Hệ thống báo Không thể sửa thanh toán khi đã phát sinh phiếu thu chi. Vui lòng tạo phiếu thu/chi mới để điều chỉnh.
- Hủy phiếu xuất thì các phiếu thu của nó bị hủy theo; hoàn tác phiếu xuất thì các phiếu thu được khôi phục.
💡 Mẹo:
Khách trả nợ sau, hãy lập phiếu thu mới cho khách đó thay vì sửa phiếu xuất. Xem Hồ sơ, lịch sử và công nợ khách hàng và Thu tiền và hiển thị mã VietQR động.
Xem thêm Lập phiếu thu, phiếu chi trong sổ quỹ.