Đặt lịch hẹn và in giấy hẹn tái khám
Bài này hướng dẫn lễ tân đặt lịch hẹn khám cho bệnh nhân (đặt qua điện thoại hoặc hẹn tái khám), in giấy hẹn, theo dõi lịch trên lưới theo bác sĩ và tiếp đón khi bệnh nhân đến đúng hẹn. Đây là bước 1 trong quy trình lễ tân.
Bước 1: Mở màn Lịch hẹn
Thao tác thực hiện:
- Vào menu Lễ tân → tab Lịch hẹn.
- Chọn khoảng ngày cần xem. Bấm Bộ lọc để lọc theo người phụ trách hoặc trạng thái hẹn.
- Dùng nút Bảng / Lịch để chuyển giữa dạng danh sách và dạng lưới lịch.
Bước 2: Tạo lịch hẹn khám
Thao tác thực hiện:
- Bấm Thêm (
F2hoặcAlt + N). Nếu phòng khám dùng gói liệu trình, bấm ▾ cạnh nút Thêm để chọn Hẹn khám hoặc Hẹn liệu trình. - Ở khung Thông tin bệnh nhân, tìm bệnh nhân cũ hoặc nhập thông tin bệnh nhân mới như khi tiếp đón.
- Ở khung Thông tin lịch hẹn, nhập Ngày giờ hẹn và chọn Dịch vụ khám (bắt buộc), chọn Phòng, Người phụ trách (bác sĩ), ghi Lý do và Ghi chú.
- Kiểm tra Thông tin phiếu: ngày lập, người lập, nguồn khách.
Bước 3: Lưu và in giấy hẹn
Thao tác thực hiện:
- Bấm Lưu (
Ctrl + S) để lưu lịch hẹn. - Hoặc bấm Lưu và in (
Ctrl + P) để in giấy hẹn đưa bệnh nhân; bấm ▾ bên cạnh để chọn mẫu in.
Lịch hẹn mới có trạng thái Chưa đến.
💡 Lưu ý:
Đặt hẹn vào giờ ngoài giờ làm việc của chi nhánh, hệ thống hỏi xác nhận trước khi lưu để tránh hẹn nhầm giờ.
Bước 4: Xem và đổi lịch trên lưới
Thao tác thực hiện:
- Bấm Lịch để xem dạng lưới. Chọn Theo bác sĩ (mỗi cột một bác sĩ trong 1 ngày) hoặc Theo tuần (mỗi cột một ngày).
- Bấm vào ô trống ở khung giờ của một bác sĩ để tạo lịch hẹn mới đúng giờ đó.
- Kéo thả thẻ hẹn sang khung giờ hoặc cột bác sĩ khác để đổi lịch. Chỉ đổi được lịch đang Chưa đến.
- Bấm chuột phải vào thẻ hẹn để Xem, Tiếp đón, Sửa, Hủy hẹn hoặc Xóa.
Bước 5: Tiếp đón khi bệnh nhân đến
Thao tác thực hiện:
- Ở dạng bảng, tích chọn lịch hẹn Chưa đến rồi bấm Tiếp đón. Ở dạng lưới, bấm chuột phải vào thẻ hẹn → Tiếp đón.
- Cửa sổ Tiếp đón từ lịch hẹn mở ra với bệnh nhân, bác sĩ, dịch vụ khám đã điền sẵn. Kiểm tra lại rồi bấm Lưu.
Lưu xong, lịch hẹn chuyển sang Đã đến. Hẹn liệu trình thì hệ thống hỏi xác nhận rồi đưa khách vào thẳng hàng chờ phòng thực hiện.
💡 Mẹo:
Bệnh nhân có hẹn trong ngày mà lễ tân tiếp đón từ tab Tiếp đón như bình thường, hệ thống vẫn tự gắn lịch hẹn vào phiếu — xem Tiếp đón bệnh nhân đến khám. Bệnh nhân báo không đến, chọn lịch hẹn rồi vào nút ⋯ → Hủy hẹn và nhập lý do.