Quy trình quản lý kho thuốc – vật tư
Kho thuốc – vật tư trên ezMed theo dõi tồn kho theo từng chi nhánh: hàng vào qua phiếu nhập, hàng ra qua phiếu xuất bán, xuất hủy, trả nhà cung cấp, chuyển kho hoặc tiêu hao vật tư. Mọi phiếu cập nhật tồn kho ngay khi lưu. Bài này giới thiệu quy trình chung và các thiết lập cần làm trước khi bắt đầu.
Bước 1: Nắm quy trình kho
Quy trình thường ngày:
- Nhập kho: lập phiếu nhập khi nhận hàng từ nhà cung cấp, kèm lô và hạn sử dụng — xem Nhập kho theo lô, hạn dùng FEFO.
- Xuất bán: bán thuốc lẻ hoặc xuất theo đơn thuốc bác sĩ kê — xem Xuất bán thuốc và xuất kho theo đơn thuốc.
- Vật tư cho dịch vụ: cấp vật tư xuống phòng và trừ tiêu hao khi làm dịch vụ — xem Quản lý vật tư trong phòng và xuất tiêu hao.
- Điều chỉnh: xuất hủy hàng hỏng, hết hạn; trả nhà cung cấp; nhận hàng khách trả — xem Xuất hủy, trả nhà cung cấp, khách trả hàng.
- Kiểm kho, chuyển kho định kỳ hoặc khi điều phối hàng giữa chi nhánh — xem Kiểm kho, chuyển kho giữa chi nhánh.
- Theo dõi hạn sử dụng và nhập – xuất – tồn qua báo cáo — xem Báo cáo kho.
Các phiếu kho nằm trong menu Giao dịch sản phẩm. Danh mục lô nằm ở Sản phẩm dịch vụ → Lô hạn. Báo cáo nằm ở Báo cáo → Kho & vật tư.
Bước 2: Thiết lập kho
Thao tác thực hiện:
- Vào menu Thiết lập → Thiết lập chung, chọn nhóm Kho.
- Bật, tắt các thiết lập theo cách phòng khám quản lý kho (bảng dưới).
- Bấm Lưu. Thiết lập áp dụng cho chi nhánh đang chọn.
| Thiết lập | Mặc định | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Không cho xuất âm | Bật | Chặn lưu phiếu xuất, đơn thuốc, chuyển kho, xuất nội bộ, xuất tiêu hao khi tồn không đủ. |
| Quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng | Tắt | Bật thì bắt buộc chọn lô khi nhập, xuất, kiểm kho; tồn theo dõi tới từng lô. |
| Số ngày cảnh báo sắp hết hạn | 90 | Lô còn hạn ít hơn số ngày này được tô màu cam. |
| Chặn xuất lô đã hết hạn | Bật | Tắt thì vẫn xuất được lô hết hạn, chỉ hiện cảnh báo đỏ. Xuất hủy và trả nhà cung cấp luôn được chọn lô hết hạn. |
| Quản lý xuất vật tư vào phòng | Tắt | Bật thì hiện nhóm menu Quản lý vật tư trong phòng. |
| Xuất tiêu hao vật tư | Không xuất tiêu hao | Chọn Trừ từ kho chi nhánh hoặc Trừ từ tồn tại phòng để tự trừ vật tư khi hoàn thành dịch vụ. |
| Chặn hoàn thành dịch vụ khi thiếu vật tư | Tắt | Bật thì không cho hoàn thành dịch vụ khi vật tư tiêu hao không đủ. |
| Phiếu nhập bắt buộc nhà cung cấp | Tắt | Bật thì phiếu nhập phải chọn nhà cung cấp. |
| Quản lý trả hàng | Tắt | Bật thì hiện phiếu trả nhà cung cấp và phiếu khách trả hàng. |
💡 Lưu ý:
Quyền xem giá và sửa giá trên phiếu nhập, phiếu xuất phụ thuộc thiết lập Cho phép nhân viên xem giá trong nhóm Thanh toán & Giá và quyền của vai trò. Người không có quyền sửa giá chỉ thấy giá mặc định.
Bước 3: Những điều chung cho mọi phiếu kho
- Số phiếu tự sinh theo chi nhánh nếu bạn để trống.
- Nhân viên lập mặc định là người đang đăng nhập. Muốn đổi ngày lập hoặc nhân viên lập cần được cấp quyền tương ứng.
- Phiếu sai thì Hủy phiếu kèm lý do; tồn kho được hoàn lại. Phiếu chỉ xóa được sau khi đã hủy.
- Bấm In để in theo mẫu; bấm ▾ bên cạnh để chọn mẫu khác, mẫu đã chọn được ghi nhớ. Phiếu phải được lưu trước khi in.
- Phiếu có thuốc được gửi lên cổng CSDL Dược Quốc gia nếu phòng khám bật liên thông — xem Liên thông kho CSDL Dược Quốc gia.
Phím tắt dùng chung
| Phím | Tác dụng |
|---|---|
Alt + N / F2 | Thêm phiếu (màn danh sách) |
F4 | Sửa phiếu đang chọn |
Delete | Xóa phiếu đang chọn |
F3 | Tìm sản phẩm trên phiếu |
Ctrl + S / Ctrl + Enter | Lưu phiếu |
Ctrl + P | Lưu và in |
Ctrl + / | Xem bảng phím tắt |